وفّر الورق وانتقل للعصر الرقمي

لعلنا نتذكر زمناً كان فيه الورق عملة نادرة وباهظة. أما الآن فيتوافر الورق بكثرة تغري بطباعة الكثير منه.

وبالنسبة لي كنت اعاني في بداية عملي الحالي الذي التحقت به منذ حوالي الثلاث سنوات من الكم الهائل من الأوراق والمستندات حتى طبقت مجموعة من القواعد فوجئت بها جميعاً معروضة في المقالة التي سأقوم بمناقشتها هنا ساعدتني في التخلص من أطنان من الأوراق.

أرجو أن تكون هذه الأفكار مفيدة.

1- المسح الضوئي(Scanning)

أحد أكثر الطرق المفضلة لدي شخصياً، وتكون بمسح الأوراق التي تود الاحتفاظ بها ضوئياًَ سواء باستخدام جهاز المسح Scanner أو استخدام كاميرا رقمية ثم تصحيح الناتج عن طريق تطبيق سنابتر والتي يمكن تجربته مجاناً لمدة 14 يوم. (شرح للخدمة بالإنجليزية)

2- عمل نظام لحفظ الملفات (Filing)

ويعتبر تحويل الملفات إلى ملفات PDF هي الطريقة الأفضل ثم وضع اسم لها يحتوي على التاريخ ثم وصف مختصر أو كلمات مفتاحية خاصة بالموضوع الذي تحتويه تسهل بدورها عملية البحث سواء بالتاريخ أو بالموضوع.

3. استخدام الأدوات المختلفة

يعتبر كتابة الملحوظات والأفكار السريعة من أكثر الأمور التي نستهلك بسببها الكثير من الورق وفضلاً عن أثر ذلكم السئ على البيئة فإن الشخص بعدها يصبح معرضاً للغرق تحت طوفان من الأوراق في مكان عمله.

ولهذا الشخص وجد على إنترنت الكثير من الأدوات التي تستخدم للتذكير أو لكتابة الملاحظات أو ما شابه.

وأهم هذه الأدوات هو ما يلي:

* خدمة ستيكيز Stickies للملاحظات السريعة Quick Notes البديل الرقمي للملصقات الصفراء Post It.

* خدمة تقويم جوجل Google Calendar كتقويم لسطح المكتب ومذّكر للمهام وقوائم الأعمال أيضاً.

* خدمة Remember The Milk لإدارة المهام (شرح للخدمة بالإنجليزية)

4- النسخ الاحتياطي

لا تنسى النسخ الاحتياطي

لا تنسى النسخ الاحتياطي

لا تنسى النسخ الاحتياطي

كررت ثلاث مرات، وأود لوأكررها عشرات المرات

ففي نظام رقمي بالكامل لا يعتمد على الأوراق نجد من الهام والضروري والحيوي جداً إجراء النسخ الاحتياطي بصفة دورية خصوصاً وأنه من يعتمد على النسخ الرقمية يتخلص في الغالب من أصل الأوراق.

وهذا النظام بالطبع عرضة لتلف وسائط التخزين ومن ثم ضياع كل النسخ الرقمية الموجودة عليها.

وتوجدخدمة مفيدة ولكن مدفوعة تسمى SyncBack تساعد في عملية النسخ الاحتياطي بسهولة منقطعة النظير. (شرح للخدمة بالإنجليزية).

إضافة

هنا عرض لأداة مجانية مفيدة وتؤدي نفس الغرض على مدونة رحلة ضوء

5- كرر كل ما سبق

اجعلها روتين دوري أن تكرر كل ما سبق

واجعلها المسح الضوئي عملية دورية تتم لكل ما يستجد من وثائق جديدة في عملك

منقول بتصرف عن Make Use of