لعلنا نتذكر زمناً كان فيه الورق عملة نادرة وباهظة. أما الآن فيتوافر الورق بكثرة تغري بطباعة الكثير منه.
وبالنسبة لي كنت اعاني في بداية عملي الحالي الذي التحقت به منذ حوالي الثلاث سنوات من الكم الهائل من الأوراق والمستندات حتى طبقت مجموعة من القواعد فوجئت بها جميعاً معروضة في المقالة التي سأقوم بمناقشتها هنا ساعدتني في التخلص من أطنان من الأوراق.
أرجو أن تكون هذه الأفكار مفيدة.
أحد أكثر الطرق المفضلة لدي شخصياً، وتكون بمسح الأوراق التي تود الاحتفاظ بها ضوئياًَ سواء باستخدام جهاز المسح Scanner أو استخدام كاميرا رقمية ثم تصحيح الناتج عن طريق تطبيق سنابتر والتي يمكن تجربته مجاناً لمدة 14 يوم. (شرح للخدمة بالإنجليزية)
ويعتبر تحويل الملفات إلى ملفات PDF هي الطريقة الأفضل ثم وضع اسم لها يحتوي على التاريخ ثم وصف مختصر أو كلمات مفتاحية خاصة بالموضوع الذي تحتويه تسهل بدورها عملية البحث سواء بالتاريخ أو بالموضوع.
يعتبر كتابة الملحوظات والأفكار السريعة من أكثر الأمور التي نستهلك بسببها الكثير من الورق وفضلاً عن أثر ذلكم السئ على البيئة فإن الشخص بعدها يصبح معرضاً للغرق تحت طوفان من الأوراق في مكان عمله.
ولهذا الشخص وجد على إنترنت الكثير من الأدوات التي تستخدم للتذكير أو لكتابة الملاحظات أو ما شابه.
وأهم هذه الأدوات هو ما يلي:
* خدمة ستيكيز Stickies للملاحظات السريعة Quick Notes البديل الرقمي للملصقات الصفراء Post It.
* خدمة تقويم جوجل Google Calendar كتقويم لسطح المكتب ومذّكر للمهام وقوائم الأعمال أيضاً.
* خدمة Remember The Milk لإدارة المهام (شرح للخدمة بالإنجليزية)
لا تنسى النسخ الاحتياطي
لا تنسى النسخ الاحتياطي
لا تنسى النسخ الاحتياطي
كررت ثلاث مرات، وأود لوأكررها عشرات المرات
ففي نظام رقمي بالكامل لا يعتمد على الأوراق نجد من الهام والضروري والحيوي جداً إجراء النسخ الاحتياطي بصفة دورية خصوصاً وأنه من يعتمد على النسخ الرقمية يتخلص في الغالب من أصل الأوراق.
وهذا النظام بالطبع عرضة لتلف وسائط التخزين ومن ثم ضياع كل النسخ الرقمية الموجودة عليها.
وتوجدخدمة مفيدة ولكن مدفوعة تسمى SyncBack تساعد في عملية النسخ الاحتياطي بسهولة منقطعة النظير. (شرح للخدمة بالإنجليزية).
إضافة
هنا عرض لأداة مجانية مفيدة وتؤدي نفس الغرض على مدونة رحلة ضوء
اجعلها روتين دوري أن تكرر كل ما سبق
واجعلها المسح الضوئي عملية دورية تتم لكل ما يستجد من وثائق جديدة في عملك
منقول بتصرف عن Make Use of
يمكن تفسيمها إلى ما يلي:
أولاً: تطبيقات ويب: خمسة عشر أداة
ثانياً: تطبيقات هاتف جوال: ثلاثة أدوات
ثالثاُ: تطبيقات سطح المكتب: ثلاثة أدوات
تطبيقات ويب
كما هو واضح من الاسم، فالأداة تمكن مستخدمها من جدولة إرسال التحديثات (تويتس) إلى تويتر في مواعيد معينة. وبالإضافة إلى ذلك، تحتوي الأداة على إمكانيات أخرى خاصة بإدارة حسابات تويتر ومتابعة إحصائياتها.
عن طريقها يمكن ربط المدونة بحساب تويتر ومن ثم توفير الكثير من الوقت.
خصيصاً لمن يملكون أكثر من حساب تويتر، فعن طريق صفحة ويب واحدة يمكن إرسال التحديثات (تويتس) إلى أكثر من حساب.
أداة مهمة لمن يبحث عن كلمة أو موضوع محدد في تحديثات تويتر التحديثات (تويتس) المرسلة في نفس اللحظة. والجميل أنه يمكن عمل أكثر من عملية بحث واحدة في نفس الصفحة.
أداة مفيدة للبحث عن مستخدمي تويتر في تصنيف معين، مثل ناشرين أو موسيقيين … إلخ.
لمعرفة من يقوم بمتابعتك كمستخدم لتويتر من الأشخاص الموجودين على قائمة متابعاتك.
عن طريقه يمكنك استعادة محادثاتك على تويتر وأيضاً حفظ نسخة احتياطية منها.
لمعرفة قدر شعبية وانتشار كلمة بحث معينة على تويتر سواء كان اسم مستخدم أو أي كلمة مفتاحية أخرى.
أحد أقدم وأقوى المواقع العديدة التي تتيح رفع الصور إلى تويتر.
خدمة إحصائية فيما يخص الردود والتحديثات (تويتس)، تشمل رسوم بيانية وإمكانيات أخرى عديدة.
محرك بحث جديد يعتمد تماماً على تحديثات تويتر (تويتس).
خدمة تعطي قائمة بأكثر الروابط إرسالاً إلى تويتر في نفس اللحظة بالإضافة إلى تلك الروابط التي أعيد إرسالها (Retweets).
خدمة تعنى بمتابعة أكثر الموضوعات إرسالاً إلى تويتر، فقط يعيبها عدم إمكانية البحث وإنما يمكن الرجوع إلى أرشيفها.
يرتبك الكثيرون من هذا الكم الهائل من الردود والتحديثات الجديدة وإعادة التحديثات وما إلى ذلك، لذا فهذه الأداة ترتب وتوضح كل ما سبق في صورة ترتيب شجري Threaded Messages.
تتميز المحادثات على تويتر بعلامة الشباك # او ما يسمى Hashtag. فعلى سبيل المثال عمل تحديث فيه كلمة مثل education# من شانه أي يظهر التحديث في البحث عن كل ما يخص التعليم، وخدمتنا هذه تساعد في تكوين محادثات عديدة على هذا النحو.
تطبيقات الهاتف الجوال
هناك تطبيقات لمتابعة التحديثات عبر الآيفون مثل Tweetelator و Tweetie، وأخرى على بلاك بيري مثل Twitterberry.
تطبيقات سطح المكتب
عديدة هي الأخرى، ويأتي على رأسها Twitterrific و Twhirl و Tweetdeck.
نصيحة أخيرة
بالفعل هناك أدوات كثيرة لتويتر ولكن دعونا لا ننسى أهمية أن يكون هناك هدف من استخدام تويتر قبل القيام باستخدام هذه الأدوات والتي لن يعوض استخدامها بالطبع عدم وجود هدف للتعامل معه.
الموضوع بتصرف عن The Digital Marketer
